新聞稿的作用，是向傳媒發放一些即將舉行的節目/活動消息。提供的資料須具新聞價值，以期獲得免費宣傳機會。筆錄的資料比口述的較穩妥，因可減低錯漏機會。

新聞稿應包括甚麼資料？最基本但又經常為人忽略的資料包括：

• 人物、內容、時間、地點、票價？
• 觀眾如何可以欣賞或參與該節目/活動？
• 該節目/活動以何種語言進行？
• 為何舉辦這個節目/活動？觀眾為甚麼要入場欣賞或參與你的節目/活動？換言之，甚麼因素使你的節目/活動具新聞價值？試想想：熱門/及時話題、具政治/經濟意義、世界/亞洲/香港首次/最後演出、創新作品、趣味無窮、具爭議性、有趣、傷心、悲慘、感動人心、與眾不同、妙趣橫生、得獎作品、名人......
• 最重要是寫上發言人的姓名和聯絡電話，以便傳媒索取進一步資料。

資料俱備之餘，在編排上也要花點心思，為的是要抓著傳媒的注意，選用你的新聞稿。以下是一些簡單的提示：

• 格式或排版要乾淨俐落，讓傳媒又快捷又容易地選取重要資料，例如以粗體字突出主要資料，包括人物、內容、時間、地點、原因、票價、購票方法等。
• 重要資料放在第一、二段。
• 長度最好不超過一頁紙。
• 句子及段落要簡潔，令內文易於閱讀。
• 用電腦或打字機編印，因手寫字較難閱讀，容易出錯。
• 在正文之下加上橫線，以示完結。橫線以下的資料只為傳媒參考之用，不作刊登。記緊留下聯絡人的名字及電話，以便傳媒查詢及索取進一步資料。
• 查清楚不同傳媒的截稿/播放時間，尤其是周刊、月刊或電視/電台節目，以及整理一份適合你團體採用的傳媒名單。

如果你能於截稿日期前，預先向傳媒提供一切所需的資料，方便他們工作，那將大大提高節目/活動宣傳的曝光率。

英文原文：樂文琪
自由編輯、撰稿人及市場推廣顧問